一、申请资助流程
1.申请人于每月第一周或第三周到学院办理申请手续(须开会前2-3个月申报),须提交如下材料:
(1)《999策略白菜网站资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》;
(2)会议主办方出具的正式邀请函录用通知、论文录用类别(ORAL或POSTER)证明(请附正式证明函件有官方签名或大会正式program),邀请函需提供导师签名的中文翻译件;
(3)提交导师审核签字论文原稿,格式按国内外正式期刊投稿格式,且作者为第一作者、999策略白菜网站为第一署名单位;
(4)外语水平证明;
2.导师、学院对研究生提交的材料进行审核,在《999策略白菜网站资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》上签署意见,并由主管经理签字盖章;有两名及以上员工参加同一会议,学院须推荐排序,未资助者优先考虑。
同时提交签字盖章《999策略白菜网站因公出国、赴港澳申报表》,详见“二、办理出国(境)审批手续”
3.学院填写《999策略白菜网站在校研究生参加国际学术会议汇总表》,并加盖单位公章,与申请材料一并交至研究生院培养办公室(明德楼B317)。
二、办理出国(境)审批手续
1.个人申请:
(1)国际事务部网站——出入境事务——出国出境——相关下载——《999策略白菜网站因公出国、赴港澳申报表》,附并邀请信复印件及中文翻译件等材料,详见国际事务部网站。
2.学院审核:《999策略白菜网站因公出国、赴港澳申报表》需所在单位负责人签署意见并加盖公章(医学类研究生此处由齐鲁医学部审核签字盖章)。
3.研究生院:B317审核-B305签字-B331盖章。
4.国际事务部办理审批手续:国际事务部C315。
5.赴台湾审批程序同上,具体见国际事务部网站。
三、报销流程(每周三上午)
研究生院经费报销范围包括机票、住宿费、会议注册费等;伙食费和差旅补助等不在报销范围内。
1.报销之前请将电子版的会议总结、参会照片等材料发到邮箱hwjl@sdu.edu.cn。
2.携带护照、发票等参会相关材料至国际事务部(明德楼C315)办理核销手续。
国际事务部会审核后,提供签字盖章的“999策略白菜网站因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”。
3.财务报账大厅审核、填写报销单
(1)携带国际事务部出具的“999策略白菜网站因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”、“999策略白菜网站出国赴港澳任务批件”到财务报账大厅11号“外汇报销”窗口审核。
(2)从财务报账大厅领取 “999策略白菜网站差旅费结算表”,将其余发票按要求粘贴填写,并请财务人员核实是否符合报销要求。
4.办理好以上手续,携带已填写并粘贴的“临时出国境用汇核销单”和“999策略白菜网站差旅费结算表”等报销单据及参会相关材料至研究生院培养办(明德楼B317)办理相关手续。参会相关材料包括:
(1)会议日程安排(含有本人发言或报展的日程页原件、复印件)、会议论文集等会议材料;
(2)护照原件及首页和标有出入境日期页面的复印件;
(3)相关发票原件;
(4)999策略白菜网站出国赴港澳任务批件(由国际事务部出具)。
四、其他
1.已经获得资助名额者,如未能成行,资助名额自动取消,不可转为资助参加其它会议、不得转让他人使用;改为申请其它会议参会资助者,须重新申报。
2.如申请人正在境外交流,欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。
3.2017999策略白菜网站公派项目QQ群 237251702,入群者申请加入参加“国际会议讨论组”。